Kontrastowy
Formularz Szukaj

Biuletyn Informacji Publicznej Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Kielcach ul. Sandomierska 81, 25-324 Kielce Tel. 041 36 53 204, fax 041 36 53 203 e-mail kw@straz.kielce.pl

Załatwianie spraw

Sposób załatwiania spraw w KM
(Wersja opublikowana)
Sposób załatwiania spraw
Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Komendzie Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Kielcach określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu ( Dz .U. Nr 160, poz.1074 z późniejszymi zmianami).
W KM PSP przyjmowaniem korespondencji jawnej i rozdzielaniem jej między poszczególne wydziały zajmuje się sekretariat.
Po otwarciu korespondencji, na pierwszej stronie pracownik sekretariatu odciska pieczątkę wpływu, w obrębie której wpisuje datę wpływu i numer dziennika korespondencyjnego.
Następnie pisma kierowane są bezpośrednio do Komendanta Miejskiego, który dekretuje korespondencję na swoich Zastępców. Zastępcy Komendanta parafują pocztę na podległych sobie naczelników, bądź pracowników wydziałów, celem załatwienia wg kompetencji.
W celu terminowej realizacji zadań przestrzegana jest zasada szybkiego i sprawnego obiegu pism.

Sekretariat rejestruje:
· pocztę zwykłą, wpływy faksów i telegramów – w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje je w pieczątkę wpływu,
· faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty - w odrębnym rejestrze.

Rejestracji nie podlegają:
· publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),
· potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
· zaproszenia, życzenia itp.


Przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji, prowadzonym przez sekretariat (dotyczy korespondencji wymagającej dekretacji kierownictwa).
Obowiązek rejestrowania i kwitowania w dzienniku korespondencyjnym nie dotyczy korespondencji wewnętrznej.
Na przeglądanej korespondencji przewidzianej do załatwienia przez poszczególne komórki organizacyjne bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące między innymi terminu załatwienia sprawy.
Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania np. dwóch komórek organizacyjnych, oryginał przekazuje się Naczelnikowi wydziału lub pracownikowi , do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie, natomiast kopię otrzymuje dodatkowo drugi wydział do wiadomości lub stosowania.
Załatwienie każdej sprawy składa się z trzech faz:
· przyjęcia pisma,
· załatwienia (opracowania odpowiedzi),
· wysłania odpowiedzi.

W poszczególnych fazach obiegu pismo przechodzi przez wiele ogniw organizacyjnych, które nazywa się punktami zatrzymania pisma.
Każde pismo wpływające przechodzi przez następujące zasadnicze punkty zatrzymania:
· sekretariat,
· kierownika instytucji, który pismo przegląda i ewentualnie wydaje dyspozycje dotyczące jego załatwienia,
· referenta, czyli każdego pracownika, niezależnie od jego stopnia służbowego, który pismo załatwia pod względem merytorycznym i składa swój skrócony podpis (tzw. parafę),
· kierownika, który pismo podpisuje.

Istnieją dwie formy załatwiania spraw: ustna i pisemna.
Wybór formy zależy od rodzaju sprawy. Załatwienie ustne sprawy stosuje się wówczas , gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy i gdy istnieje możliwość ustnego komunikowania się. Fakt takiego załatwiania odnotowuje się na piśmie.

Przy pisemnym załatwieniu spraw stosuje się następujące formy:
· odręczną,
· korespondencyjną,
· inną (np. na formularzu itp.).

Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
Z kolei forma korespondencyjna wymaga sporządzenia przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę . Projekt ten wraz z aktami sprawy przedkładany jest do wglądu aprobującemu, który sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po akceptacji zwraca go referentowi. Ten powoduje sporządzenie czystopisu , do którego po podpisaniu dołącza załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje do sekretariatu celem wysłania adresatowi.
Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika , referent przekazuje do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce.
Sekretariat sprawdza ilość załączników , wysyła czystopis adresatowi, a kopie pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.
W sprawach nie skomplikowanych przedkłada się pismo w czystopisie (z kopią) od razu do podpisania . Przy załatwianiu spraw wykorzystuje się formularze i druki przewidziane odrębnymi przepisami.
Przyjmowanie i załatwianie spraw w Komendzie Miejskiej PSP następuje w oparciu o obowiązujące akta prawne:
- Instrukcję kancelaryjną dla organów powiatu ,
- Kodeks Postępowania Administracyjnego,
- Ustawę o ochronie przeciwpożarowej,
- Rozporządzenie w/s czynności kontrolno – rozpoznawczych z zakresu ochrony przeciwpożarowej oraz osób uprawnionych do ich przeprowadzania,
- Rozporządzenie w sprawie nakładania grzywien w drodze mandatu karnego,
- Ustawę o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
- Kodeksu karnego,
- Ustawę Prawo Budowlane
Komórki organizacyjne Komendy Miejskiej załatwiają sprawy wg swoich kompetencji, których zakres określa Regulamin Organizacyjny i zakresy czynności.
Sprawy wpływające do załatwienia przez komórki organizacyjne Komendy Miejskiej dotyczą między innymi:
- wydania zaświadczeń o pożarze - podaje się podstawowe dane: data, miejsce, rodzaj zdarzenia, przypuszczalna przyczyna zdarzenia.
- wydania zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniach byłym pracownikom straży pożarnej niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego w ZUS.
Załatwianie w/w spraw następuje zgodnie z art.35 §2 i §3 kpa tekst jednolity (Dz.U.2000r.Nr 98 poz.1071),
-przekazanie do Komendy Miejskiej zawiadomienia przez inwestora o zakończeniu budowy obiektu budowlanego i przystąpienia do jego użytkowania, dla którego właściwy organ nadzoru budowlanego nałożył obowiązek uzyskania pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego zgodnie z art. 56 ust. 1 pkt 4 ustawy Prawo budowlane – tekst jednolity (Dz. U. Nr 106, poz.1126 z 2000r. z późn. zm.) nadaje bieg sprawie .

Wpływ sprawy obliguje Komendanta Miejskiego PSP do zajęcia stanowiska i wydanie odpowiedniego postanowienia (art. 106 § 5 kpa)
- wnoszącego sprzeciw na użytkowanie przekazywanych inwestycji,
- wnoszącego uwagi,
- nie wnoszących sprzeciwu i uwag.
Nie zajęcie stanowiska przez organ w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, traktuje się jak nie zgłoszenie sprzeciwu lub uwag (art.56 ust. 2)
W razie konieczności niezwłocznego podjęcia działań, mających na celu usunięcie niebezpieczeństwa dla ludzi i mienia Komendant Miejski PSP
- stosuje niezbędne środki zabezpieczające (art. 69) na koszt właściciela lub zarządu obiektu budowlanego
- niezwłocznie zawiadamia właściwy organ nadzoru budowlanego
o podjętych działaniach (art. 69 ust.2 )
Przeprowadzenie czynności kontrolno – rozpoznawczych przez pracowników Komendy poprzedzone jest zawiadomieniem kontrolowanego na piśmie lub w inny sposób zgodnie z §5 ust.1 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19.01.1998r. w spr. czynności kontrolno – rozpoznawczych z zakresu ochrony przeciwpożarowej oraz osób uprawnionych do ich przeprowadzania. (Dz. U. Nr 15, poz. 69 i z 1999r. Nr 13, poz. 121)
Z przeprowadzonych czynności kontrolno – rozpoznawczych kontrolujący sporządza protokół ustaleń w zakresie ochrony przeciwpożarowej (§§ 7 i 8 rozporządzenia jak wyżej oraz art. 67 §2 kpa).
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w trakcie kontroli, uruchamia się procedurę postępowania administracyjnego.
Do strony wysyłane jest zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego (art. 61§4 kpa)
Przed wydaniem decyzji organ umożliwia stronom wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań (art. 10 § 1 kpa).
Decyzję wydaje Komendant Miejski wówczas, gdy wynikiem rozstrzygnięcia jest stwierdzenie (potwierdzenie) istnienia obowiązku prawnego wynikającego z przepisów przeciwpożarowych .
W przypadku nie wykonania zaleceń określonych w decyzji wszczyna się postępowanie egzekucyjne wynikające z ustawy z dnia 17.06.1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. (Dz. U. z 1991r. Nr 36 poz. 161 z późn. zm.)
Komendant Miejski PSP jako organ egzekucyjny w sprawach egzekwowania przepisów przeciwpożarowych (art. 20 §1 pkt 1 Ustawy o postępowaniu egzekucyjnym) wszczyna egzekucję po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia (art. 15 § 1) – zawierającego wezwanie do wykonania obowiązku z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego .
Organ egzekucyjny doręcza zobowiązanemu postanowienie o zastosowaniu środka egzekucyjnego, który określa art.116 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji w tym należności pieniężnych.
W przypadku nie uiszczenia grzywny , Komendant Miejski w myśl art. 26 § 1
kieruje do właściwego urzędu skarbowego wniosek o wszczęcie egzekucji administracyjnej wraz z wystawionym przez siebie tytułem wykonawczym (art. 27)
Osobę uniemożliwiającą przeprowadzenie kontroli ( nie zgadzającą się na jej przeprowadzenie poucza się o popełnieniu przestępstwa (art. 235 Kodeksu karnego) przeciwko działalności instytucji państwowej, o którym zawiadamia się prokuratora.
Żądanie strony (art. 61 kpa) wszczęcia postępowania administracyjnego, organ PSP załatwia w trybie postępowania określonego w dziale II kpa i kończy każdorazowo wydaniem decyzji (art. 104 i 105 kpa) .
Decyzja ta powinna rozstrzygać sprawę co do jej istoty w całości lub części albo umorzeniowa gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe.
Jeżeli organ PSP, otrzymał skargę, ale nie jest właściwy do jej rozpatrzenia , obowiązany jest niezwłocznie nie później jednak niż w terminie 7 dni przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać właściwy organ (art. 231 kpa)
Skargę załatwia się bez zbędnej zwłoki i nie później niż w ciągu miesiąca (art. 237 § 1 )
O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego (art. 237 § 3 kpa).
Gdy skarga, w wyniku jej rozpatrzenia , uznana została za bezzasadną, zawiadomienie o odmownym załatwieniu skargi powinno zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 238 § 1 kpa).
Rejestrację prowadzonych spraw prowadzi się zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
Wprowadzil: Piotr Sokól 2004-06-22 09:57:43
Zmienil: Piotr Sokól 2004-06-22 09:57:43
Zatwierdzil: Piotr Sokól 2004-06-22 09:58:54
Przeczytano: 5600 razy.
Biuletyn Informacji Publicznej Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Kielcach
KW PSP w Kielcach    Organizacja pracy KW PSP    Przetargi KW    Komendy Powiatowe/Miejska    Instrukcja BIP    Słownik skrótów